Sämtliche Briefspenden, seien es Einzelbriefe, Bündel oder ganze Korrespondenzen (Konvolute), die ihren Weg in das Liebesbriefarchiv finden, werden sorgfältig geprüft, sortiert und katalogisiert.
Da jede Briefspende anders ist, muss jede/r Spender*in seiner/ihrer Einsendung einen Vertrag über die Nutzung von Briefen und Korrespondenzen beilegen. Zusätzlich kann ein Vertrag zur Übertragung von Nutzungsrechten zur wissenschaftlichen Nachnutzung und Publikation beigefügt werden. Die vertraglich festgehaltenen Regelungen wirken sich dabei im Einzelnen auf die Archivierung, im Besonderen auf die in der Datenbank erhobenen Informationen der Liebesbriefe aus. In der Datenbank, dem LBA Katalog, können einige der Daten, die nicht persönlichkeitsrelevant sind, eingesehen werden.
Um die Einzigartigkeit der Liebesbriefe festzuhalten und eine gepflegte Datenbank zu erhalten, die Nutzungsrechte markiert und Liebesbriefforscher*innen bei Recherchen hilft, durchlaufen sämtliche Spenden einen Katalogisierungs- und Archivierungsprozess in fünf Schritten.
Fünf Schritte zur Katalogisierung und Archivierung der Liebesbriefe
1. Die einzelnen Konvolute/Briefe werden mit einer Signatur versehen: LB_KonvolutNr._Briefnummer.
2. Die Briefe samt der nötigen Verträge sowie evtl. Begleitschreiben werden gescannt, um zusätzlich Bilddigitalisate zu speichern. Gespeichert werden diese als PDF mit entsprechender Signatur. Zusätzlich werden Einzelbilder von den Briefen gesichert.
3. Für die Datenbank des Liebesbriefarchiv Katalogs werden zu jeder Briefspende Angaben (Metadaten) erhoben:
- Angaben zu Bestandsbildner*innen (Spender*innen):
Beispielsweise Bestandstitel (z.B. Nachlass), Eingangsdatum, Begleitschreiben und Nutzungsvertrag - Angaben zum Konvolut:
Beispielsweise Datierung (z.B.1940er, Nachkriegszeit), Erwerbung (z.B. Schenkung, Leihgabe), Art/Zustand (Original, Abschrift, Kopie) etc. - Angaben zu Begleitmaterialien:
Beispielsweise Fotografien, Zeitungsausschnitte, Briefumschläge, Pressblumen, Fotos, Heiligenbilder, Haarlocken u.v.m. - Angaben zu Einzelbriefen:
Datum des Einzelbriefs (falls vorhanden), Ort, Land und Bundesland (falls vorhanden), Medienform (z.B. Postkarte, Feldpost), Blattzahl, Seitenzahl etc.
4. Die Briefe samt vorhandenem Begleitmaterial werden in säurefreien Archivmappen abgelegt.
5. Fortlaufende Nummern von Archivmappen werden in Archivkartons gepackt, die anschließend im Archiv der Universitätsbibliothek Koblenz verwahrt werden.
